E signature mempermudah persetujuan dokumen di lapangan karena proses tanda tangan tidak lagi menunggu kurir atau pertemuan fisik. Pihak yang berwenang cukup membuka dokumen lewat ponsel, memeriksa isinya, lalu menyetujui. Hasilnya tercatat rapi dan bisa dilacak kapan saja.
Saat Proyek Berjalan, Tandatangan Justru Tertahan
Di banyak proyek, pekerjaan fisik sering lebih cepat daripada urusan administrasinya. Berita acara opname, persetujuan material, atau lembar perubahan pekerjaan harus dibawa ke kantor pusat. Dokumen bisa tertahan berhari-hari hanya karena penandatangan sedang berada di lokasi lain. Keterlambatan kecil seperti ini kerap berujung pada jadwal penagihan yang mundur.
Bayangkan pengawas lapangan menemukan perubahan spesifikasi keramik di sebuah proyek perumahan. Persetujuan pemilik proyek dibutuhkan hari itu juga agar pekerjaan tidak berhenti. Dengan tandatangan basah, dokumen harus dicetak, dikirim, lalu dipindai kembali. Skenario seperti ini bisa menahan pekerjaan lebih lama dari seharusnya.
Cara Kerja e Signature dari Layar Ponsel
Alur e signature dimulai dengan mengunggah dokumen ke platform penyedia layanan. Penandatangan menerima tautan lewat surel atau pesan singkat. Setelah memeriksa isi dokumen, penandatangan membubuhkan tanda tangan langsung di layar. Sistem lalu mencatat waktu dan identitas pemberi persetujuan.
Urutan penandatangan juga dapat diatur sesuai jenjang wewenang. Misalnya, pengawas menyetujui lebih dulu, lalu manajer proyek, baru pemilik. Alur berjenjang ini mengurangi risiko dokumen terlewat tanpa persetujuan. Alur teknis tandatangan elektronik dapat dipelajari di www.ezsign.id.
Landasan Hukum yang Perlu Dicek Lebih Dulu
Hukum Indonesia sudah mengatur tandatangan elektronik. UU ITE menyatakan tandatangan elektronik punya kekuatan hukum sepanjang memenuhi persyaratan tertentu. PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan tandatangan tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jenis tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi resmi.
Ada pengecualian untuk dokumen tertentu, seperti akta notaril. Dokumen jenis ini tetap mengikuti bentuk yang diwajibkan undang-undang. Untuk kasus yang meragukan, konsultasi dengan ahli hukum sangat dianjurkan.
Tandatangan Basah dan Digital, Mana Lebih Praktis?
Tabel berikut merangkum empat kriteria yang lazim dipertimbangkan sebelum beralih.
|
Kriteria |
Tandatangan Basah |
e Signature |
|
Waktu persetujuan |
Bergantung jadwal kurir dan pertemuan |
Bisa dilakukan saat itu juga selama ada internet |
|
Biaya cetak dan kirim |
Ada biaya kertas, tinta, dan ekspedisi |
Tidak perlu cetak dan pengiriman fisik |
|
Jejak audit |
Dicatat manual dan rawan hilang |
Tercatat otomatis dengan stempel waktu |
|
Kondisi lapangan |
Kertas rawan rusak atau basah |
Tersimpan digital, tetapi butuh koneksi internet |
Catatan: hasil perbandingan bergantung pada kualitas platform yang dipilih.
Langkah Praktis untuk Tim di Lokasi Proyek
Peralihan ke e signature lebih mulus bila dilakukan bertahap.
- Tentukan jenis dokumen yang boleh ditandatangani secara elektronik, misalnya berita acara dan persetujuan material.
- Pastikan penyedia layanan memiliki sertifikat elektronik dari penyelenggara resmi.
- Daftarkan nomor ponsel dan surel setiap penandatangan sebelum proyek dimulai.
- Siapkan templat dokumen standar agar pengisian di lokasi lebih cepat.
- Uji coba satu alur persetujuan pada proyek kecil sebelum diterapkan menyeluruh.
Risiko Kecil yang Sering Terlewat
Kemudahan akses juga membawa tantangan baru. Perangkat hilang atau akun yang dipinjamkan ke orang lain dapat disalahgunakan. Karena itu, verifikasi dua langkah sebaiknya diaktifkan sejak awal. Sinyal lemah di lokasi tertentu juga perlu diantisipasi dengan jadwal persetujuan.
Dokumen yang sudah ditandatangani juga perlu disimpan dengan struktur folder yang jelas. Penamaan berkas yang konsisten memudahkan pelacakan saat audit proyek.
Pertanyaan yang Sering Muncul
- Apakah e signature sah dipakai untuk dokumen proyek?
Sah selama memenuhi persyaratan UU ITE dan bukan dokumen yang dikecualikan undang-undang. - Apakah penandatangan harus memakai laptop?
Tidak, prosesnya umumnya bisa dilakukan lewat ponsel dengan koneksi internet. - Apa beda tandatangan tersertifikasi dan tidak tersertifikasi?
Jenis tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara resmi, sedangkan jenis lainnya tidak.
Arah Administrasi Proyek ke Depan
Persetujuan dokumen cenderung bergerak ke arah digital seiring proyek yang makin tersebar. Tandatangan elektronik menawarkan kecepatan dan catatan yang lebih rapi, selama aspek hukum dipenuhi. Bagi perusahaan yang ingin menyiapkan alurnya, ezSign dapat menjadi salah satu referensi penyedia solusi tanda tangan digital. Evaluasi tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan skala proyek masing-masing.