Dokumen kontraktor kini bisa diteken tanpa kertas lewat e signature yang didukung sertifikat elektronik. Kontrak, berita acara, dan addendum dapat disahkan secara daring. Dasar hukumnya ada di UU ITE dan PP 71/2019. Prosesnya lebih cepat dan jejak persetujuan lebih rapi.
Masalah Klasik di Meja Proyek
Satu proyek gedung bisa melibatkan puluhan dokumen. Ada kontrak induk, kontrak subkontraktor, berita acara opname, hingga addendum. Setiap dokumen perlu paraf dan tanda tangan dari beberapa pihak.
Bayangkan direktur sedang berada di luar kota saat termin pembayaran jatuh tempo. Dokumen harus dikirim lewat kurir lebih dulu. Selisih beberapa hari itu bisa menggeser jadwal penagihan.
Arsip kertas menambah persoalan. Mencari satu berita acara lama di tumpukan map memakan waktu. Dokumen juga rentan rusak, basah, atau hilang di gudang proyek. Kondisi ini mempersulit audit saat proyek sudah selesai.
Beda Tanda Tangan Digital Biasa dan Tersertifikasi
Tidak semua tanda tangan elektronik setara. PP 71/2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Versi tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar di pemerintah. Gambar tanda tangan yang ditempel di PDF belum tentu masuk kategori ini.
Perbedaan ini berpengaruh pada kekuatan pembuktian. Dokumen proyek bernilai besar sebaiknya memakai versi tersertifikasi. Versi tidak tersertifikasi lebih cocok untuk korespondensi internal yang risikonya rendah.
Fungsi Sertifikat Elektronik bagi Dokumen Proyek
Sertifikat elektronik mengaitkan identitas penanda tangan dengan data tanda tangannya. Identitas diverifikasi sebelum sertifikat diterbitkan. Jika isi dokumen diubah setelah ditandatangani, perubahan itu dapat terdeteksi. Mekanisme inilah yang menjaga keaslian kontrak dan berita acara.
Bagi kontraktor, fungsi ini penting saat terjadi sengketa nilai pekerjaan. Dokumen yang sudah ditandatangani punya riwayat yang bisa ditelusuri. Pihak yang berselisih tidak perlu lagi mencocokkan salinan fisik satu per satu.
Dokumen Kontraktor yang Cocok Dialihkan
Dokumen dengan alur persetujuan berulang paling terbantu. Contohnya surat penawaran, berita acara serah terima, dan lembar persetujuan material. Bayangkan subkontraktor di lokasi terpencil yang harus menunggu paraf pengawas selama berhari-hari.
Namun, UU ITE mengecualikan dokumen tertentu. Surat yang wajib berbentuk tertulis atau akta notariil tidak otomatis bisa dibuat elektronik. Jenis dokumen seperti ini perlu diperiksa dulu sebelum didigitalkan.
Tanda Tangan Basah dan Elektronik Berdampingan
|
Kriteria |
Tanda tangan basah |
e signature tersertifikasi |
|
Pengesahan |
Menunggu pengiriman fisik |
Tidak terhambat jarak |
|
Verifikasi keaslian |
Pencocokan visual |
Pengecekan sertifikat elektronik |
|
Jejak persetujuan |
Tersebar di arsip fisik |
Tercatat dalam riwayat dokumen |
|
Biaya distribusi |
Kurir dan penyimpanan |
Tanpa cetak dan kirim fisik |
Perbandingan ini bersifat umum. Hasil nyata bergantung pada proses internal tiap perusahaan. Alur persetujuan yang berbelit tetap lambat, meski medianya sudah digital.
Langkah Praktis Sebelum Beralih
Peralihan sebaiknya bertahap agar tim tidak kewalahan. Urutan berikut bisa dijadikan patokan awal.
- Petakan dokumen yang paling sering macet, misalnya berita acara opname.
- Pastikan penyedia layanan memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar.
- Tetapkan urutan penanda tangan beserta batas waktu tiap tahap.
- Cek kebutuhan meterai elektronik untuk dokumen perjanjian.
- Simpan salinan dokumen final beserta riwayat tanda tangannya.
- Latih admin proyek dan tim lapangan dengan satu dokumen uji.
Pertanyaan Seputar e Signature
- Apakah e signature sah untuk kontrak proyek? Sah selama memenuhi syarat UU ITE dan PP 71/2019, serta dokumennya tidak termasuk pengecualian.
- Apa bedanya sertifikat elektronik dengan tanda tangan hasil scan? Sertifikat elektronik memverifikasi identitas dan mendeteksi perubahan isi, sedangkan hasil scan tidak.
- Apakah dokumen digital tetap memerlukan meterai? Dokumen yang dikenai bea meterai tetap memerlukannya, dan meterai kini tersedia dalam bentuk elektronik.
Arah Digitalisasi Konstruksi ke Depan
Digitalisasi dokumen kontraktor kemungkinan terus meluas seiring kebutuhan proses yang cepat dan bisa diaudit. E signature dengan sertifikat elektronik menjadi salah satu fondasinya. Teknologi hanya membantu jika alur persetujuan internal dibenahi lebih dulu. Kontraktor yang ingin memahami cara kerja penerapannya dapat merujuk pada ezSign, penyedia tanda tangan elektronik, yang informasinya dapat dipelajari di www.ezsign.id.